Büro ohne Papier: Unternehmen drucken weniger

• 82 Prozent der Unternehmen drucken weniger als vor 5 Jahren

• Meistens wird für doppelte Sicherung gedruckt

• 42 Prozent drucken noch aus Gewohnheit, dabei ist allen der wirtschaftliche Nutzen digitalen Arbeitens klar

Berlin, 09. April 2024 – E-Mail statt Brief für die Rechnung, Screensharing statt Ausdruck für das Meeting, QR-Code statt Papierticket für die Dienstreise – in deutschen Büros wird deutlich weniger gedruckt als noch vor fünf Jahren. Insgesamt 82 Prozent der deutschen Unternehmen haben in den vergangenen Jahren ihren Papierverbrauch reduziert: Eher weniger als noch vor fünf Jahren drucken 40 Prozent der Unternehmen, 42 Prozent sogar sehr viel weniger. 13 Prozent drucken genauso viel wie noch 2019, nur 2 Prozent der Unternehmen etwas mehr, niemand (0 Prozent) deutlich mehr. Das sind Ergebnisse einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die 604 Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigen repräsentativ befragt wurden.

Die meisten Unternehmen (48 Prozent) drucken dabei, um Inhalte doppelt zu sichern und so neben der digitalen auch eine analoge Fassung auf Papier zu haben. 42 Prozent geben an, aus Gewohnheit zu drucken. „Dass zwingend ein Ausdruck notwendig ist, ist heutzutage die Ausnahme. Viele Prozesse lassen sich bereits rein digital abbilden. Dabei spart papierarmes Arbeiten nicht nur Ressourcen, gute digitale Prozesse sind auch effizienter, können durch Automatisierung Workflows optimieren und von Routineaufgaben entlasten“, sagt Daniil Heinze, Referent Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. 

Ein Drittel (37 Prozent) druckt, weil es bestimmte Arbeitsschritte erfordern, ein Fünftel (20 Prozent), weil Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter damit besser arbeiten können. Für Präsentationen und Meetings oder um Inhalte zu archivieren, drucken jeweils 14 Prozent. In 10 Prozent der Unternehmen wird gedruckt, um rechtliche Vorgaben zum Beispiel für handschriftliche Unterschriften zu erfüllen. Heinze: „Um den Papierverbrauch und unnötigen bürokratischen Aufwand zu reduzieren, ist auch die Politik gefragt, die Schriftformerfordernisse zu reduzieren und anzupassen, wo möglich.“  7 Prozent drucken, um Abhängigkeiten von digitalen Systemen zum Beispiel bei einem Stromausfall zu vermeiden. 6 Prozent geben an, ihnen fehle das Know-how für eine Umstellung auf rein digitales Arbeiten. Keinen Zweifel gibt es aber daran, dass der Verzicht auf das Drucken wirtschaftlich sinnvoll wäre: Niemand gibt an zu drucken, weil der wirtschaftliche Nutzen bei einer Umstellung auf rein digitales Arbeiten unklar sei.

Hinweis zur Methodik: Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverband Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland telefonisch befragt. Die Befragung fand im Zeitraum von KW 1 bis KW 6 2024 statt. Die Umfrage ist repräsentativ. Die Fragestellungen lauteten: „Werden in Ihrem Unternehmen heute eher mehr oder weniger digitale Dokumente ausgedruckt als noch vor fünf Jahren?“ und „Aus welchen der folgenden Gründe werden in Ihrem Unternehmen Dokumente ausgedruckt?“.